Dématérialisation des factures : quels enjeux pour les entreprises ?

D'ici quelques mois, les entreprises n’échapperont plus à l’obligation règlementaire de facturation électronique. Un passage certes contraignant sur le plan technique mais qui offre néanmoins de nombreux avantages aux entreprises.

La dématérialisation des factures est actuellement un sujet qui fait couler beaucoup d’encre. Et pour cause, elle va progressivement devenir obligatoire pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA. L’ordonnance du 15 septembre 2021 a en effet « fixé l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France ».

La promulgation de la loi de finances rectificative pour 2022, le 16 août dernier, puis le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 sont ensuite venus préciser et entériner le calendrier de la généralisation de la facturation électronique ainsi que ses modalités de mise en œuvre.

- Mise à jour du 16 janvier 2024 -

Les enjeux de la dématérialisation des factures 

L’utilisation de factures électroniques permet des économies pour l’ensemble des entreprises et constitue un levier de modernisation de la chaîne de facturation.

En effet, la facturation électronique simplifie et accélère le traitement des factures par les entreprises et en réduit les coûts (par rapport aux factures papier) tout en participant à la réduction de leur empreinte carbone (diminution des impressions papiers, des transports…).

D’autre part, en automatisant la détection des erreurs, des doublons et des fraudes, elle contribue à l’amélioration de la qualité des processus de facturation et à la réduction des délais de paiement. Les échanges entre l’entreprise et ses clients et fournisseurs gagnent en fluidité, ce qui participe également à l’amélioration de ses relations avec son écosystème.

Le passage à la facturation électronique est d’ailleurs aussi une opportunité pour les entreprises de dématérialiser et d’optimiser l’ensemble des processus liés à la chaine de facturation fournisseurs (procure-to-pay) et client (order-to-cash). In fine, elles améliorent la gestion de leur trésorerie.

En rendant obligatoire la facturation électronique, le Gouvernement entend donc ainsi permettre aux entreprises de gagner en compétitivité. Il a également pour objectif d’optimiser la collecte de la TVA et réduire la fraude et les erreurs qui y sont liées.

Une mise en œuvre progressive de la facturation électronique 

L'obligation d'émettre des factures électroniques se fera :

• Le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) 
• Le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises

Tandis que l'obligation de recevoir des factures électroniques s'appliquera pour l'ensemble des entreprises dès le 1er septembre 2026.

Facture électronique : de quoi parle-t-on ?

E-invoicing

Conformément au nouvel article 289 bis du Code général des impôts, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire.

Dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique, c’est davantage le terme de « e-invoicing » qui est employé. Il concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA, dès lors qu’il s’agit d’opérations réalisées en France.

E-reporting

Cette réglementation intègre également la notion de « e-reporting » qui porte pour sa part sur la transmission à l’administration de certaines informations (par exemple : le montant de l’opération, le montant de la TVA facturée …) relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique :  opérations de vente et de prestation de services avec des particuliers, transactions avec des opérateurs établis à l’étranger (exportations, livraisons intracommunautaires…).

Les différentes technologies de facturation électronique

La réglementation sur la facturation électronique précise par ailleurs les modalités d’échange des factures et données de facturation, qui s’effectueront obligatoirement par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation. Ce dispositif d’échange de factures permettra de faire cohabiter différents flux et acteurs de la dématérialisation.

Les entreprises restent néanmoins libres de choisir la ou les plateforme(s) de dématérialisation de leur choix, (plateforme partenaire et/ou portail public de facturation), en fonction de leurs besoins.

Le portail public de facturation (PPF)

Ainsi, le portail public de facturation (appelé PPF) concentrera les flux déclaratifs vers l’administration fiscale pour recevoir et transmettre les informations requises et en effectuer le contrôle. Sur ce portail, les entreprises auront également la possibilité de déposer leurs factures à coût réduit, en offrant un socle minimum de services. Il reprendra également l’ensemble des fonctionnalités de Chorus Pro, pour la facturation à la sphère publique.

Les plateformes de dématérialisation partenaires

Les échanges de flux de facturation pourront aussi se faire via des plateformes de dématérialisation partenaires (PPD). Ces dernières seront immatriculées. Elles devront échanger les factures entre les différentes parties concernées (fournisseurs ou clients), convertir l’ensemble des documents aux formats électroniques, contrôler la conformité des factures, des données et des informations, et transmettre les informations requises à la PPF.

Les opérateurs de dématérialisation

Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) pourront pour leur part faire le lien entre les différents intervenants (clients/fournisseurs) et plateformes (PDP ou PPF). Ils ont pour vocation de restituer les données de facturation dans un format défini en collaboration avec le client.

Les formats de facture obligatoires

Outre l’obligation de recourir à un tiers pour l’émission et la réception des factures, ces dernières devront en effet être transmises sous un format structuré (UBL UN/CEFACT CII) ou hybride (Factur-X).  

Le format structuré

Les factures au format structuré sont composées uniquement de données structurées suivant une norme convenue entre les parties pour satisfaire aux exigences de l’échange de données informatisé (EDI).

Le format hybride

Le format hybride, dit « Factur X », est un format conçu spécifiquement pour se conformer à la réforme. Il contient à la fois :

• Un fichier PDF lisible par un utilisateur
• Un document XML avec les principales données sous un format structuré permettant une intégration dans les systèmes d’information

A noter : La facture sous format PDF simple ne sera plus possible en réception. Les plateformes de dématérialisation devraient être en mesure de générer un format hybride type Factur X répondant aux exigences de la réforme.